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员工探亲路费计入差旅费
被税务局稽查
决定书文号 ***税稽一 罚 〔2023〕*** 号
案件名称 ***股份有限公司——其他违法
处罚类别：一般程序处罚
处罚事由：2020年度至2022年度生产经营期间，单位存在将员工报销的探亲费计入差旅费（实际应当计入职工福利费），将为客户支付的住宿费计入差旅费（实际应当计入业务招待费），及列支与单位生产经营无关的费用、取得不符合规定的发票列支成本、预冲油卡赠送他人等涉税问题。导致少缴增值税4858.41元、城市维护建设税340.09元、教育费附加145.75元、地方教育附加97.18元、企业所得税26725.96元。上述违法行为导致应扣未扣个人所得税821.98元。其中，2020年度494.11元、2021年度152.21元、2022年度175.66元。
处罚依据：《中华人民共和国税收征收管理法》第六十三条第一款、第六十九条
处罚结果：处少缴增值税4858.41元百分之五十的罚款，计2429.21元；处少缴城市维护建设税340.09元的百分之五十的罚款，计170.00元；处少缴企业所得税26725.96元百分之五十的罚款，计13362.98元；处应扣未扣个人所得税821.98元百分之五十的罚款，计410.99元。
通过哪些细节可以发现此类问题？
1、人员大多是在工作日出差，除非特殊情况才会在周末或者法定节假日出差。
2、出差人员的目的地为家庭所在地或者直系亲属所在地，打着出差的旗号回家或看望亲属；
3、一个会计期间内差旅费报销金额相加之和为100的整数倍。这就可能存在以差旅费名义套取资金用于处理其他不合规不合法事项的情形
4、一个单位所有职工在一定时期内差旅费用相等或者非常接近，则可能为变相的发放补贴。也可以将出差机会较少财务人员、档案管理人员等与业务人员的差旅费进行对比。
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什么是差旅费？
差旅费都包括哪些？
差旅费主要包括以下内容
城市间交通费：
出差乘坐火车、轮船、飞机等费用；
市内交通费：
因公出差的市内交通费、打车、坐公交等费用；
车辆费：
出差途中的加油费、停车费、过路费；
住宿费：
入住宾馆（包括饭店、招待所等）发生的房租费用；
餐费：
出差中产生的餐费；
补贴、津贴：
交通补贴、误餐补贴等；
其他费用：
订票费、行李托运等。
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差旅费是否都能抵扣进项？
交通费
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增值税专用发票 |
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抵扣税额 |
发票上注明的税额 |
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抵扣方式 |
需在增值税发票综合服务平台勾选确认 |
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申报纳税 |
填写《增值税及附加税费申报表附列资料（二）》（本期进项税额明细）“认证相符的增值税专用发票”相关栏次 |
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通行费发票 |
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发票类型 |
增值税电子普通发票（征税发票） |
桥、闸通行费发票 |
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抵扣税额 |
自2019年1月1日后，按照收费公路通行费增值税电子普通发票上注明的增值税额抵扣进项税额 |
进项税额=桥、闸通行费发票上注明的金额÷（1+5%）×5% |
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抵扣方式 |
需在增值税发票综合服务平台勾选确认 |
计算抵扣，无需认证或勾选认证 |
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抵扣方式 |
填入《增值税及附加税费申报表附列资料（二）》（本期进项税额明细）“认证相符的增值税专用发票”相关栏次 |
填入《增值税及附加税费申报表附列资料（二）》（本期进项税额明细）第8b栏“其他” |
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国内旅客运输的普通发票 |
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发票类型 |
增值税电子普通发票 |
注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单 |
注明旅客身份信息的铁路车票 |
注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票 |
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抵扣税额 |
发票上注明的税额 |
可抵扣进项税额=（票价+燃油附加费）÷（1+9%）×9% |
可抵扣进项税额=票面金额÷（1+9%）×9% |
可抵扣进项税额=票面金额÷（1+3%）×3% |
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抵扣方式 |
计算抵扣（目前已有部分航空公司支持开具电子发票） |
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抵扣方式 |
填写《增值税及附加税费申报表附列资料（二）》（本期进项税额明细）第8b栏“其他”。并同时填写在第10栏“（四）本期用于抵扣的旅客运输服务扣税凭证” |
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车辆费
自有车辆：
出差途中产生费用，可以凭增值税专用发票注明的税额抵扣，如果取得的是普票则不允许抵扣；
私车公用：
出差途中产生的加油费专用发票，可以认证抵扣；注意：一定要签订租车协议，并约定加油费、停车费等由公司承担；
租车费用：
按照规定取得专用发票的，可以抵扣。
住宿费
出差中的住宿费，如果能取得公司抬头的增值税专用发票，是允许认证抵扣的。
注意，以下情况不允许抵扣：
1、属于集体福利的，如报销的员工旅游、探亲等情况下的住宿费；
2、属于个人消费的，如公司员工或股东个人；
企业免税项目或简易计税项目编制人员出差发生的住宿费。
餐饮费
根据财税〔2016〕36号文规定，购进的贷款服务、餐饮服务、居民日常服务和娱乐服务，其进项税额不得从销项税额中抵扣。
所以，出差途中产生的餐费，即使取得增值税专用发票，也不允许抵扣进项税。
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车票入账
常见的6大误区
误区一 ：车票都入“差旅费”
案例：公司员工做火车回家探亲发生的车票费用1000元；
借：管理费用-差旅费 917.43
应交税费-应交增值税(进项税)82.57 （1000÷1.09）
贷：现金/银行存款 1000
解析：应计入职工福利费，进项税不允许抵扣，需要作转出处理
误区二： 进项税=按票面金额ⅹ税率
案例：公司员工出差产生的火车票费用1000元；
借：管理费用-差旅费 1000
应交税费-应交增值税（进项税）90（=1000×9%）
贷：现金/银行存款 1090
解析：其进项税计算错误，进项税额=票面金额÷(1+9%)×9%=1000÷(1+9%)×9%=82.57
误区三： 车票入“福利费”也可以抵扣进项税
案例：公司员工做火车回家探亲发生的车票费用1000元；
借：应付职工薪酬-福利费 917.43
应交税费-应交增值税（进项税） 82.57
贷：现金/银行存款 1000
结转：
借：管理费用-福利费 917.43
贷：应付职工薪酬-福利费 917.43
解析：根据财税〔2016〕36号文规定，用于集体福利或个人消费，其进项税额不得抵扣，如果已经抵扣作转出处理 。
误区四：给客户报销的机票可以抵扣进项税
案例：公司为客户报销来往机票，金额1470元（票价1320元、燃油附加费（YQ）100元和民航发展基金（CN）50元）
借：管理费用-业务招待费 1352.75
应交税费-应交增值税(进项税)117.25
贷：现金/银行存款 1470
解析：根据国家税务总局公告2019年第31号文规定，只有是与本单位签订了劳动合同的员工或本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内运输服务，才可以抵扣进项税。
误区五：计算抵扣进项税时包含民航发展基金
案例：公司为客户报销来往机票，金额1470元（票价1320元、燃油附加费（YQ）100元和民航发展基金（CN）50元）
借：管理费用-差旅费 1348.62
应交税费-应交增值税(进项税) 121.38
贷：现金/银行存款 1470
解析：航空旅客运输进项税额=（票价+燃油附加费）÷（1+9%）×9%，不包含民航发展基金。
误区六：国内国际机票都可以抵扣
案例：公司员工去境外出差产生的机票费用，金额1470元（票价1320元、燃油附加费（YQ）100元和民航发展基金（CN）50元）
借：管理费用-差旅费 1352.75
应交税费-应交增值税(进项税) 117.25
贷：现金/银行存款 1470
解析：根据国家税务总局公告2019年第31号文规定，属于国内旅客运输服务，其进项税可以抵扣。所以，国际机票不可以抵扣进项税。
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差旅费报销管理，
如何完善制度？
（一）健全差旅费管理制度
根据差旅费管理制度，对差旅费中涵盖的城市间交通费、伙食费补助、住宿费、市内交通费等项目的报销标准、报销范围，作出详细的规定。制定出适合本部门操作性强的差旅费管理实施细则。
具体措施为：出差人员应在公务活动结束后一个月内办理报销手续，同一公务多人同时出差的，出差期间的所有费用必须统一报销，明确1名经办人员填报，不得由多人分解拆散多次报销;外出参加会议、学习培训在2天以上的，在举办单位统一安排食宿情况下，会议、培训期间的食宿费所在单位不予报销，只能报销往返会议、培训地点交通费用及伙食费用，住宿费不予报销;其他公务出差，食宿自理的情况下应严格执行差旅费报销制度，在开支范围和开支标准内的费用，按照出差的天数据实报销。单位派车的情况下不得报销交通补助;对于停车费的报销问题，建立统一的费用报销规定，不得分离报销，将每次出差发生的停车费随同差旅费一并报销，在差旅费报销单中其他费用栏目中填列并注明停车费，能够有效防范多头多次重复报销及不实票据入账等现象发生。
（二）规范公务出差事前申报流程
明确公务出差事前申报、审批流程等事项，工作人员在出差前填报公务出差审批单，填写拟出差日期、拟出差路线、出差事由，注意应在出差之前填报审批单，尽量将出差人数填全，由经办人签字，部门领导和分管领导签字后方可凭审批单进行差旅费网上申报。如果出差需要单位派用车辆的，还需要填制公务用车派车单，填报用车人数，用车的事由、驾驶员、车牌号码等明细，经办公室主任审核，分管领导审批后依据派车单由办公室统一安排车辆并网上申报，严防事后申报、补报，同时可以有效杜绝虚假报销现象。
（三）加强业务培训，提高报账员财经法规意识
针对有关部门在差旅费报销中存在手续不健全，资料不全现象，为了规范财务报销管理，应建立报账员制度，同时定期组织报账员进行会计业务知识培训，重点加强财务基础工作规范、财务报销审批流程、凭据的合规性、资金的支出范围和标准、票据报销手续审核等方面进行专题培训，从而提高报账员业务水平及执行报销制度的严谨性，增强财务法规意识，能够从源头上减少不合规票据的发生。
（四）严把报销审核关
从原始凭证审核入手，严肃财经纪律，履行会计职责，严把票据审核关，审核各项费用明细是否合规，填报内容是否真实完整，票据签字手续是否完善，发票附件及相关文件通知是否齐备，对不合规的票据退回拒绝办理，对于超出差旅费支出范围和支出标准的费用，一律不予报销，超出部分由个人处理。
（五）强化内部审计及监督管理
从内部控制入手，强化内部审计，建立内部业务流程相互制约、相互监督机制，严防错误及舞弊现象发生，通过内部审计找出差旅费报销中存在的问题与不足，并及时采取补救措施，促进单位差旅费报销管理的合理化、规范化。同时行使内部监督权，加大处罚和问责力度，对查出违规问题，严格制订整改措施，并跟踪监督，切实整改到位，对查出的违规违纪资金，一律要求退还并严肃处罚。
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